Einsatz von Bewerbermanagement-Systemen für Bewerberkommunikation

Die Kommunikation mit Bewerbern lässt sich durch den Einsatz von Bewerbermanagement-Systemen wirksam automatisieren und vereinfachen, insbesondere bei so standardisierten Schreiben wie z. B. der Eingangsbestätigung einer Bewerbung.

Frei konfigurierbare Templates, zeitlich definierte Prozess-Schritte mit Eskalationsregularien sowie automatische Informationsschritte sorgen dafür, dass der Bewerber nicht unnötig warten muss – ob auf das Vorstellungsgespräch oder eben auch auf die Absage. In jedem Fall dient jede schnelle Reaktion immer der Stärkung der Arbeitgebermarke! Ein genau auf diese Anforderung abgestimmtes Tool ist HelpMatics™ BewerberManager.

Der Prozess hier kurz skizziert:

Im Rahmen der Prüfung/Klassifizierung wird die Bewerbung zugeordnet und an potenzielle Fachabteilungen zur Bewertung weitergeleitet. Mit Zeitvorgabe und systemseitigem Eskalationsmechanismus. So wird dafür gesorgt, dass Bewerbungen nicht „liegenbleiben“. In der Zuständigkeit lassen sich Einzelpersonen (Abteilungsleitung) aber auch ganze Gruppen definieren.

Die Übersicht zeigt den typischen Fall von Initiativbewerbungen, die für verschiedene Abteilungen von Interesse sein könnten.

In der Phase Einladung/Absagemitteilung stehen wiederum diverse Templates mit entsprechenden Textbausteinen zur Verfügung. Default Set wird mitgeliefert und kann individuell abgeändert werden.

Weitere Infos unter: www.helpmatics.com/bewerbermanager

Bewerber soll man nicht warten lassen!

Die Optimierung der Prozesse ist in Unternehmen – egal in welchem Bereich – immer ein Thema.

Die Prozesse sollen helfen, Vorgänge strukturierter, transparenter, durchgängig und letztlich auch schneller zu machen. Im Bereich des Bewerbermanagements könnte das z. B. bedeuten, dass Bewerbungen zügig bearbeitet werden, in gar keinem Fall liegenbleiben und dass die Kommunikation mit den Bewerbern zeitnah erfolgt.

Klingt eigentlich ganz selbstverständlich. Dennoch liegt gerade in diesem Zentralbereich der Bewerberverwaltung vieles im Argen. Zwar ist die Stellenanzeige gut gestaltet und formuliert, das Angebot stimmig, die Kanäle für die Schaltung der Anzeige sind sorgfältig ausgewählt – doch ab dem Eingang der Bewerbung bis zur Zusage/Absage sind die Prozesse häufig nicht beschrieben, es gibt keine eindeutigen Verantwortlichkeiten und keine Automatismen, die für Transparenz und Durchgängigkeit sorgen. Und viele Unternehmen lassen sich einfach zu viel Zeit!

Das bestätigt auch eine aktuelle Studie von Softgarden in Zusammenarbeit mit der Hochschule Heilbronn vom Dezember letzten Jahres mit 1200 Teilnehmern. Danach erwarten Bewerber innerhalb von maximal einer Woche eine Rückmeldung. Die Ansprüche sind dabei recht bescheiden. Ein standardisiertes Schreiben, z. B. eine automatisch generierte Antwort zur Bestätigung des Erhalts der Bewerbung reicht 9 von 10 Kandidaten durchaus.

Für den nächsten Schritt – die Einladung zu einem persönlichen Gespräch bzw. die Absage – geben die Bewerber dem Unternehmen bis maximal 4 Wochen (92%) Zeit. Allerdings erklären sich etwa 50% der Befragten nur zu einer Wartephase von 14 Tagen bereit. Möglicherweise sind das aber gerade die begehrten Kandidaten. Wer also im „War of talents“ mitspielen will, sollte diesen Prozess-Schritt nach 2 Wochen abgeschlossen haben.

Es ist kein Hexenwerk, bei der Bewerberkommunikation und der Bearbeitung von Bewerbungen (fast) alles richtig zu machen. Hier können Bewerbermanagement-Systeme und Automatisierungstools wertvolle Dienste leisten. Aber dazu mehr beim nächsten Blog ….

HelpMatics™ für Personaler: HelpMatics™ BewerberManager

Geht HelpMatics™ jetzt plötzlich fremd? Nicht wirklich. Denn HelpMatics™, als etabliertes IT Service Management System, wurde bereits in der Vergangenheit auch abseits der IT eingesetzt.

Hier bieten wir eine speziell angepasste Oberfläche für den Prozess des Bewerbermanagements, unter Nutzung der bewährten HelpMatics™ Technologie.

So wird HelpMatics™ Survey nicht nur für kontinuierliche Mitarbeiterbefragungen, die durch abgeschlossene Incidents ausgelöst werden, genutzt, sondern auch IT fremd, z.B. für Abteilungsbefragungen in der Personalentwicklung.

Gleiches gilt für das Modul HelpMatics™ ServiceDesk, welches vermehrt auch im Facility Management zum Einsatz kommt. Dabei nutzen vor allem Techniker die neue, mobile Oberfläche für Smartphones, um damit direkt vor Ort Tickets bearbeiten und weiterleiten zu können. Natürlich kann dies auch genutzt werden, um neu eingegangene Tickets sofort abarbeiten zu können.

Mit dem neuen Modul HelpMatics™ BewerberManager machen wir nun den nächsten Schritt:

Von der internen Anforderung, eine neue Stelle besetzen zu müssen, bis zur erfolgreichen Einstellung können alle Schritte im HelpMatics™ BewerberManager abgebildet werden.

Nutzen Sie die Gelegenheit und werfen einen Blick auf unser neues Modul: http://www.helpmatics.com/BewerberManager

Bei Fragen oder zu weiteren Informationen können Sie sich auch gerne direkt mit mir in Verbindung setzen:

Alexander Bartels

E-Mail: info@helpmatics.com

Tel.: +49 8677 9747 455